○高野町文書取扱保存規程

昭和42年10月1日

規程第3号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 高野町における文書事務の処理については、この規程の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条 文書は、すべてていねいに取扱い、収受又は立案されて完結にいたるまでの、それぞれの段階における経過と責任が明らかになるように、確実かつびん速に処理しなければならない。

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務が適正かつ円かつに行われるよう指導調整し、本庁に関する文書の収受、配付、発送を行うものとする。

(課長の職務)

第4条 各課長は、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 本庁にあっては、総務課から配付された文書の収受及び担当者への伝達に関すること。出先機関にあっては、到着した文書の収受及び担当者への伝達に関すること。

(2) 起案文の調整に関すること。

(3) 文書整理保管、編集に関すること。

(4) 文書事務の合理化に関すること。

第2章 文書の収受及び配付

(収受した文書)

第5条 総務課長(出先機関にあってはその長)は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印を押し収受番号を付し、文書処理簿に記載し、主管課に配付して当該課長の、受領印を受けなければならない。ただし、軽易な文書(請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送状、官報、県報、新聞等)については、収受印を押印のみとし、収受番号及び文書処理簿の記載は省略することができる。

2 前項の規定にかかわらず、親展文書、電報並びに書留及び秘密の表示のある文書は開封せず、特殊文書処理簿に記載の上直接名宛人に配付するものとする。

3 現金、金券、有価証券等を収受したときは、特殊文書処理簿に記入したのち、町あては会計管理者に、個人あては宛名人に配付し、受領印を徴さなければならない。

4 受付日時が権利の取得、喪失又は変更にかかると認められる文書については、第1項の規定により取扱うほか、到着時刻を記入するものとする。

5 2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。

(総務課へ回付)

第6条 主管課で直接受領した文書は、前条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務課に回付するものとする。

(送料未納等の取扱い)

第7条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長の必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(当直員が受領した文書)

第8条 当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに、総務課長に引継ぐものとする。

(町長、副町長等上司への回覧)

第9条 配付を受けた文書のうち重要又は異例と認められるものは、即日文書処理カードを付して町長、副町長等関係上司の閲覧を受け、その処理について必要な指示を受けなければならない。

第3章 文書の立案、回議、決裁等

(起案文書の処理)

第10条 文書による事案の決定は、起案用紙によって起案し回議に付し、決裁を得ることによって行う。

第11条 起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理に当っては、次の各号の規定する事項に留意しなければならない。

(1) 起案文は常用漢字及び平易な国語文を使用すること。

(2) 回議にあたっては必要に応じて説明文を別紙として添えること。

(3) 書留、親展、内容証明等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を明記すること。

(4) 起案文書には、必要に応じて処理の経過を示す文書、法令の抜すいを付すること。

(5) 起案文書のうち課内の合議を経たのち、他の関係課又は上司へ合議を必要とするものにあっては、担当者が他課の担当者又は上司に手渡すこと。

(6) 起案文書又は秘密を要する文書と認められる文書にはその旨記載したふせんを起案文書の上部に付し、回議者に持ちまわって決裁を得ること。

(秘密文書の処理)

第12条 秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。

(1) 秘密の文書には、「秘密」の文字を起案文書に朱字で明記するものとする。

(2) 秘密文書の管理は、主管課長がするものとする。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第13条 決裁済の文書の浄書は、主管課において行うものとする。ただし、タイプ浄書を行う場合にあっては、総務課で浄書するものとする。

2 浄書を完了した場合は、起案文書と校合のうえ、所定欄に浄書者及び校合者の印を押すものとする。

(公印の押印及び文書発送簿への登録)

第14条 浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印を押印するものとする。ただし、総務課長の承認を得た場合はこれを省略することができる。

2 発送文書は軽易な文書を除くほか、総務課備付の文書発送簿に登録の処理をしなければならない。

(発送文書の持参)

第15条 特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は、退庁時刻1時間前までに封かんし、宛名記載の上総務課へ持参しなければならない。

(保管)

第16条 完結文書は、当該年度内(一般文書は暦年度、会計文書は会計年度)中それぞれの事務担当者が保管する。

第5章 文書の保存

(文書の整理)

第17条 年度経過後の完結文書(前条の担当者保管中の文書。以下「完結文書」という。)は、別表に定める種類にしたがい次の各号に定めるところにより、主管課長は事務担当者に整理せしめなければならない。

(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は暦年別に区分し保存年数別に分類し、編てつしてその表紙と背表紙に文書題名、年度、保存年数、廃棄年月日を記入しなければならない。

(2) 1冊の厚さが10センチをこえるとき又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。

(3) 2以上の年度にわたるものは、適ぎ分冊して編てつすることができる。この場合において保存年限及び種別に十分な考慮をはらうこと。

(4) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。

(種別及び保存年数)

第18条 完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。

第19条 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長に協議して主管課長がその種別を定めるものとする。

(保存)

第20条 主管課長が完結文書を編集したときは、総務課長の指示に基づいて、所定の場所に最も良好な状態に整理し、文書保存明細書を添えて総務課長に引継がなければならない。

(閲覧又は借用)

第21条 職員は、保存文書の閲覧又は借用しようとする時は総務課長の許可を受けなければならない。

(廃棄)

第22条 総務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断を行わなければならない。

附 則

1 この規程は、公布の日から施行する。

2 昭和37年規程第4号はこれを廃止する。

附 則(平成16年規程第1号)

1 この規程は、平成16年12月27日から施行する。

附 則(平成18年規程第1号)

1 この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年規程第2号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

別表(第17条、第18条関係)

完結文書の種別及び保存年限

種別

保存年限

 

第1種

永久保存

1 町議会の議決書及び議事録

2 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原議及び関係書類

3 町広報

4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 褒賞に関する文書

7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務引継に関する重要な文書

10 財産及び町債に関する文書

11 町税徴収に関する文書

12 文書保存台帳

13 工事関係書類で特に重要なもの

14 町の廃置分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

15 歳入歳出決算書

16 その他永久保存の必要を認められるもの

第2種

10年保存

1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

2 認可、許可又は契約に関するもの

3 原簿及び台帳

4 寄附受納に関する重要なもの

5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

6 物品の出納簿

7 租税その他各種公課に関するもの

8 その他10年保存の必要を認められるもの

第3種

5年保存

1 補助金に関する書類

2 調査、統計、報告、証明書等に関するもの

3 工事又は物品に関する書類

4 その他5年保存の必要を認められるもの

第4種

3年保存

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

3 照会、回答その他往復文書に関するもの

4 その他3年保存の必要を認められるもの

第5種

1年保存

軽易な文書

高野町文書取扱保存規程

昭和42年10月1日 規程第3号

(平成19年4月1日施行)